ملخص كتاب أنظمة المعلومات المحاسبية

ملخص كتاب أنظمة المعلومات المحاسبية 

الوحدة الأولي
أنظمة المعلومات المحاسبية.
متطلبات التعمق في دراسة نظام المعلومات المحاسبية.
: حوسبة المؤسسات:
إن عمل إدارة أي مؤسسة يزداد تعقيدا كلما كبر حجم المؤسسة. وكلما زاد حجم المبيعات وراس المال قل عدد العاملين فيها بشكل ملحوظ. كما إن حوسبة المؤسسة لا تعني استخدام المؤسسة لأجهزة الكمبيوتر، بل ما يتبع ذلك من استخدام للأجهزة المرتبطة بالكمبيوتر وكذلك نظم وتقنيات المعلومات. وأن حوسبة المؤسسة حوسبة صحيحة وكاملة سوف تؤثر تأثيراً ملموس في طبيعة وأسلوب الاتصالات في المؤسسة.


: أنشطة المؤسسة:يرتبط نظام المعلومات ارتباطا وثيقاً بنشاط المؤسسة، وان معظم بيانات النظام تنتج من طبيعة النشاط الذي تقوم به المؤسسة. ولا يمكن لمن يقوم بصياغة نظام المعلومات المحاسبية إخراج تقارير ذات مغزى للإدارة بدون فهم طبيعة عمل المؤسسة.
: معالجة الحركات:تنقسم الحركات داخل أي مؤسسة إلى نوعين هما حركات ليس لها قيمة لدا المؤسسة وحركات مهمة لها قيمه نظراً لأنه يترتب عليها إنتاج أو إعداد سلعة.
: أسلوب اتخاذ القرار في المؤسسة:إن وضع التقارير الخاصة بالإدارة يتطلب التعرف على طبيعة القرارات التي سيتم اتخاذها وأسلوب صانع القرار. إن نظام المعلومات قد لا يكتفي في كثير من الأحيان بإخراج التقارير المساندة لاتخاذ القرار بل قد يقوم باقتراح القرارات الواجب اتخاذها بناء على المعلومات المتوفرة وفي هذه الحالة يصبح النظام جيدا يتم إدخال المعلومات المحاسبية إلية ويتولى البرنامج هو اقتراح القرارات المناسبة، ويسمى هذا النوع من الأنظمة بأنظمة المعرفة Knowledge- base System .
: التقارير: من الأهداف الرئيسية لنظام المعلومات المحاسبي هو إنتاج المعلومات وتقديمها للمستخدمين داخل المؤسسة وخارجها وذلك من اجل المساعدة في أداء مهامهم لذلك يجب إنتاج نظام يربط بين أهداف المؤسسة والتقارير ويجب على صانع الفقرات معرفة المخرجات المطلوبة من النظام.
4 المواصفات التي تجعل من التقارير أداة فعالة في العملية الإدارية في المؤسسة:
1 . الدقة:جودة التقارير المناسبة وصحة البيانات في إنتاج المعلومات الدقيقة مثل التوازن المحاسبي والمراجعة الداخلية.
2 . تقديم التقارير في الوقت المناسب نظراً لأهمية عامل الوقت في تقديم المعلومات .
3 . توفير وسائل الرقابة الداخلية نظراً لأنها تعد صمام الأمان للحفاظ على أصول المؤسسة، وضمان سلامة سير العمل والحصول على معلومات دقيقة.
4 . تقديم التقارير بالشكل الملائم: أي إنتاج التقرير الذي يحتوي على المعلومات المتعلقة بالموضوع أو المشكلة المعالجة التي يتم اتخاذ القرار بشأنها.
: تطوير النظام وتشغيله:يمنح متخصص النظام المرونة الكاملة عند تصميمه للنظام حتى يتم بالإمكان تطوير النظام كلما دعت الضرورة إلى ذلك ليلبي جميع احتياجات مستخدم النظام بصورة جيدة وعلى درجة عالية من الكفاءة
: قواعد البيانات:تعد قواعد البيانات أحد الأعمدة الأساسية في النظام الجيد، وعلى متخصص الحاسوب التأكد من أن قواعد البيانات سواء كانت موحدة (مركزي) أو موزعة قد تم وضع كل الضوابط الخاصة بسلامتها، وعدم التعرض لها ياي نوع من التشويه أو الحذف أو سوء الاستخدام.
: نموذج الاتصالات:أن تنظيم العلاقة ما بين العاملين في أي مؤسسة يتطلب تصميم وتنظيم خطوط الاتصالات فيها. ولقد كان أول نموذج لتمثيل الاتصالات يقوم على تقليد نموذج شانونShannon وينبع من التصور بأن لأي مؤسسة ثلاثة أنشطة رئيسية تشترك فيها جميع المؤسسات وهي:

نموذج بام 

لقد تم اطلاق اسم بام (PAM) Production Accounting Marketing على هذا النموذج وابح يعد نموذج بام أحد اتلنماذج الاساسية المعنية بمحاولة وضع تصور محدود لمفهوم المؤسسة ويقوم هذا التصور على ان جميع المؤسسات تقوم على هذا الاساس. ولعل ان هذا النموذج لايصلح لعصرنا الحالي عصر المعلومات ذلك لأنه أهمل عنصرا مهم هو عنصر المعلومات وعلية من الانسب تعديل النموذج بحيث يحتوى على المعلومتا كجزء أساسي من أجزاء المؤسسة.

الهيكل التنظيمي المعدل للمنشأت 

: البيانات Data :هي مجموعة من الرموز والكلمات والأصوات التي يمكن جمعها سوياً لتكوين جداول أو صور أو جمل أو مقاطع صوتية وتمثل عناصر لقياس حقائق أو أفكار بصورة مجردة .
: المعلومات: فهي مجموعة من البيانات التي تحمل مضامين ذات مغزى يفهمها من يستقبل هذه المعلومات ويستطيع أن يتخذ قرارات بناءٍ عليها وتعتبر البيانات هي المادة الخام للمعلومات.
: تطور المعومات: للمعلومات نظرية خاصة تسمي نظرية المعلومات تتعلق بدراسة المعلومات والبيانات من حيث قياس كميتها ووسائل تخزينها وأفضل الطرق لإرسالها عبر قنوات الاتصال ووسائل اكتشاف وتصحيح الأخطاء التي يمكن أن تحدث في عملية التخزين أو الإرسال مثل التداخل والضوضاء وغيرها :تطور المعلومات مر بمرحلتين :
1 . المعلومات لدى الإنسان القديم. 2 . المعلومات في المجتمعات المعاصر.
4 جودة المعلومات (المعلومات الجيدة).
هناك عدة قواعد أساسية تقوم عليها المعلومات الجيدة وهي الشمولية والدقة والوضوح والإيجاز والحداثة والتوقيت وعلاقتها بالموضوع والتوافق والتعبير عنها كمياً.
1. الشمولية: تعني تغطية جميع الجوانب التي تعالجها المعلومات فكلما توفرت المعلومات الكاملة زادت المعرفة وقلت الشكوك.
2. الدقة: لا تعنى دقة العلميات الحسابية فقط، ولكن تعني أن المعلومات يجب أن لا تحتوي على أخطاء ومغالطات في تسجيل وتصنيف البيانات وان تكون المعلومات واضحة وموجزة ومؤدية للغرض.
3. الحداثة: تعني أن المعلومات المقدمة تعبر عن أخر ما يتوفر من البيانات حول موضوعها، وان العمر الزمي لهذه البيانات أصغر ما يكون بحيث تعكس الوضع كما هو في اللحظة التي طلبت فيها المعلومات وكلما صغر عمر المعلومات المقدمة كلما توفر لدى متطلبها ما يفيده في اتخاذ القرارات المستندية.
4. العلاقة بالموضوع: تعني مدى أجابه المعلومات عن التساؤلات التي تدهور في ذهن مستقبلها وكلما توثقت الصلة ما بين المعلومات المقدمة مع الموضوع كلما زادت جودة هذه المعلومات.
5. التعبير الكمي: تعني درجة قياس الكميات أو القيم التي يمكن إسنادها إلى وحدات المعلومات.
4 معلومات النظام المحاسبي (المخرجات) على شكل تقارير محاسبية ومن أهم هذه التقارير ما يلي:
1 . التقارير المالية: الهدف الرئيسي للمحاسبة إنتاج تقارير للمساهمين والدائنين والمدينون وغيرهم.
2 . التقارير التخطيطية: الهدف منها مساعدة الإدارة في تحديد واكتساب وتوزيع الموارد على العمليات المستقبلية.
3 . التقارير الرقابية: الهدف منها مساعدة الإدارة على التأكد من أن العمليات تسير وفقاً للخطة الموضوعة وتقيس مدى نجاح أو فشل أقسام المؤسسة في تحقيق أهدافها.
4 . التقارير التشغيلية: الهدف منها أن تعكس مدى سير العمليات اليومية في المؤسسة وتهدف إلى تزويد المدراء التنفيذيين بصورة وضع العمليات التشغيلية.
5 . التقارير المعدة على أساس نظام محاسبة المسؤولية: وتهدف إلى تتبع الشخص المسئول عن عدم كفاءة الإنجاز وتحديد الأقسام المسئولة عن الفشل وتحقيق الأهداف.
4 أن نجاح أي مؤسسة في إنشاء قاعدة بيانات جيدة البناء للمعلومات تعتمد إلى حد كبير على ما يلي:
1. المقومات البشرية: ويقصد بها كل الأشخاص المنتفعين من وحدة المؤسسة مثل العملاء والموردين والملاك والضرائب والمؤسسات الحكومية المتنوعة...الخ.
2. المقومات المادية: ويقصد بها كل الموجودات الملموسة وغير الملموسة.
3. المقومات الحضارية: ويقصد بها الأساليب الأخلاقية التي تتبعها المؤسسة في التعامل مع المجتمع ومدى إيمانها بأهمية البحث والتطوير ومدى ثقة المجتمع بالمؤسسة وقبوله لأساليبها في التعامل.
: أسلوب عرض وتقديم المعلومات يعتمد على:
طبيعة عمل الجهة المستفيدة التنظيم الإداري.
حجم المؤسسة طريقة عمل إدارتها العليا.
: مبادئ اتخاذ القرارات: أن اتخاذ القرارات يعتبر النشاط الرئيسي للإدارة على اختلاف مستوياتها وتلعب المعلومات دوراً رئيسياً في عملية اتخاذ القرارات. وتمر عملية اتخاذ القرارات عادة بعدة مراحل يمكن إن تكون كما يلي:
1 . وجود أمور تستدعي اتخاذ قرار. 3 . استعراض الخيارات المتاحة من القرارات.
2 . جميع البيانات الذكية عن البيئة المحيطة لتحليل المشكلة وفهمها. 4 . اختيار القرار المناسب.
: وسائل اتخاذ القرار وتطوير التنظيم الإداري.
أن التنظيم الإداري لأي مؤسسة هدفه أساساً تنظيم عملية الاتصال بين الأقسام والأفراد مع وجود الرقابة الفعالة. ولقد مرت عملية التنظيم بعدة مراحل تبعا لإمكانية الاتصالات المتاحة للمؤسسة وهذه المراحل هي:
1 . لا مركزية تبعاً للتوزيع الجغرافي. 2 . مركزية أو توقراطية. 3 . لا مركزية تبعاً للتخصص.
4 تتكون الإدارة عادةٍ من ثلاث مستويات إدارية مختلفة وهي كما يلي:
1. إدارة استراتيجيةStrategic ومهمتها وضع تصور لأهداف المؤسسة بعيدة المدى، وتوفير الموارد اللازمة للمؤسسة ووضع السياسات الضرورية لتحقيق الأهداف الموضوعة.
2. إدارة مراقبة إدارية ( إدارة متوسطة تكتيكية) Tactical ومهمتها وضع الخطط اللازمة للوصول إلى الأهداف الموضوعية والتأكد من تحقيق الهداف.
3. إدارة تشغيلية Operational ومهمتها متابعة وملاحقة كل ما يتعلق بأمور تنفيذ الخطط الموضوعة.
4 أهمية المعلومات في عملية اتخاذ القرارات.
أن قيام المؤسسة بعملها على الوجه المرغوب والمطلوب منها ليستدعي ذلك توفر الموارد المتعددة وتشمل الموارد المالية، البشرية، والمعلومات، والتجهيزات على اختلاف أنواعها. ولنظم المعلومات دور أساسي في قيام المؤسسات بأعمالها على الوجهة الأكمل تتلخص بما يلي:
1. دعم العمليات التشغيلية، وعمليات المعالجة،والتدقيق،والمراقبة، وإصدار التقارير عن أعمال المؤسسة.
2. دعم الأنشطة الإدارية كاتخاذ القرارات الإدارية في كافة المساقات الإدارية.
4 وضع العالم الأمريكي هيربرت سايمون نموذجاً نظرياً لصناعة القرارات:
< الفعالية الاستخبارية أو مرحلة جمع البيانات الاستخبارية: ويتم خلالها دراسة بيئة المؤسسة، والتعرف على الأحداث، والظروف التي تتطلب اتخاذ قرارات.
< الفاعلية التصميمية: تتضمن هذه المرحلة تطوير وتقديم عدد من البدائل لحل المشكلة. واحد الاعتبارات التي قدمها سايمون هو ما آذت كان ظرف القرار مهيكل (قابل للبرمجة) أو غير مهيكل (غير قابل للبرمجة) أي أن القرارات تصنف إلى صنفين:
1. قرارات قابلة للبرمجةProgrammed Decisions : تكون المسألة معروفة بدقة ومهيكلة ولا تحتاج إلى ابتكار وخبرات من جانب المدير مثل قرار تعويض المخزون.
2. قرارات غير مبرمجة (غير مهيكل) Nonprogrammed Decisions وغير معروفة تماماً ويحتاج صانع القرار إلى معلومات لاتخاذ قرارات منطقية كما يحتاج هذا النوع من القرارات إلى الخبرات السابقة والحدس والابتكار من جانب المدير.
3. قرارات الاختيار Choice Activities : وفيها يتم اختيار بديل معين ومراقبة تطبيقه أو تنفيذه وهنا يجب على نظام المعلومات أن يساعد الإدارة على اختيار البديل الأفضل من بين البدائل المتاحة، وتوفير التغذية العكسية عن مدى نجاح تنفيذ النظام، أو فشل القرار وفيما إذا كانت هناك حاجة لقرارات أخرى.
< الوظائف الرئيسية للمعلومات في المؤسسات والمنظمات:
مفاهيم الهيكل التنظيمي للمؤسسة:
الهيكل التنظيمي عبارة عن تمثيل بياني للوحدات الإدارية المكونة للمنظمة وللعلاقات الإدارية القائمة فيها.
4 الأسس والمبادئ التي يتم استخدامها لتقسيم المنظمة إلى الوحدات الإدارية:
1. التقسيم حسب الوظيفة: تقسم الوحدات وفقاًً للوظائف التي تؤديها هذه الوحدات وهو الأسلوب الأكثر انتشاراً ويتميز بكونه يعكس الشكل المنطقي لطبيعة الوظائف التي تؤديها المؤسسة.
2. التقسيم على أساس المنتجات: يتم بناء الهيكل التنظيمي بناءٍ على أنواع المنتجات الرئيسية التي تنتجها الشركة.
3. التقسيم على أساس جغرافي.
4 التخطيط الاستراتيجي في المنظمات والمؤسسات.
التخطيط استراتيجي هو عملية تحديد الأهداف النهائية للمؤسسة ومن تم وضع الاستراتيجيات الخاصة بتحقيق هذه الأهداف. هذا التخطيط من مسؤولية الإدارة العليا. كما أن القرارات الاستراتيجية غير مهيكلة أغلبها من خارج المؤسسة وان الهيكل التنظيمي والفاعلية هي الخطة الاستراتيجية.
: أنظمة المعلومات:
< المفاهيم الأساسية والأنظمة الفرعية والأنظمة الجزئية.
يعرف النظام بأنه مجموعه مترابطة ومتشابكة من الإجراءات أو العناصر التي تم جمعها سوية من اجل القيام بأنشطة محددة أو لتحقيق أهداف معينة.ويتكون النظام من مجموعة من الأنظمة الجزئية التي يمثل كل منها نظاماً أصغر موجوداً داخل نظام اكبر.
النظرية العامة للأنظمة:
4 عرض فون بيرتالنفي وجهتين أساسيتين للنظرية العامة للأنظمة هما:
1. فلسفة الأنظمة : وهي تميز بين الأنظمة الطبيعية أو الحقيقية والنظم الافتراضية .
2. تكنولوجيا الأنظمة: ويقصد بها العلوم المعنية بالنظم مثل علم المحاكاة والأساليب في بحوث العمليات التي تهدف إلى حل المشاكل التنظيمية المعقدة مثل التخطيط وجدولة المشاريع.
4 كما وضع فون عددا أساسيا من الأنظمة تمثل في:
1. النظام المغلق: ويطلق على أي نظام يستطيع تعديل وضبط عملياته بشكل تلقائي بدون أية مدخلات إضافية من الوسط المحيط.
2. النظام المفتوح: ويطلق على النظام الذي لا يستطيع تعديل وضبط عملياته من تلقاء نفسه ويحتاج إلى أشراف مباشر من الناس الذين حوله
3. النظام المغلق نسبياً: وهو أي نظام من صنع الإنسان ويحتاج إلى أصغر قدر ممكن من التدخل من قبل الإنسان.
4 نماذج الأنظمة:
النموذج عبارة عن تمثيل دقيق للنظام يشير إلى العناصر الأساسية فيه ولا يوجد نموذج وحيد للنظام.
1. النموذج العام والنموذج الديناميكي.
النموذج العام مكون من ثلاث أقسام هي:
< المدخلات: وتمثل العناصر التي تدخل النظام.
< المعالجة: وتمثل عملية تحويل المدخلات إلى مخرجات.
< المخرجات: وتمثل العناصر الناتجة من النظام بعد عملية التحويل.
آما النموذج الديناميكي هو يحتوى على نفس الأقسام السابقة إلا انه يضاف إلية:
< الرقابة: وتمثل مقياس تقييم الأداء، وضبط ومراقبة العمليات.
< التغذية المرتدة: وتمثل المعلومات والعناصر المتعلقة بمكونات وعمليات النظام.
2. نموذج نظام مؤسسة الأعمال.
المؤسسة نوع من التنظيم وهو نظام مفتوح يتلقى مدخلاته من البيئة المحيطة به ويحولها إلى مخرجات معروضة في البيئة وبناء علية يمكن تطوير رسم تجريدي يمكن أن يطلق علية اسم نموذج عام المؤسسة.
3. عناصر نظام المؤسسة.
يتكون من النظام الديناميكي و يضاف إلية البيئة الخارجية المحيطة بالمؤسسة التي تؤثر فيها وتتأثر بها.
4 منافع أنظمة المعلومات:
1 . زيادة الإنتاجية في المؤسسات مع الخفض النسبي في الطاقة البشرية.
2 . زيادة كفاءة عمليات التشغيل المختلفة كمراقبة المخزون.
3. إحداث وفرة في الاستثمار على المدى البعيد.
4 . تحسين أسلوب إدارة المؤسسة وتوفير معلومات خاصة بالتنبؤات المستقبلية حول احتياجات المؤسسة من السلع والأفراد.
5 . وضع المؤسسة في الصفوف الأولى بين مثيلاتها.
4 مراحل تطوير أنظمة المعلومات:
(1) . دراسة الجدوى: وتتحقق في البنود التالية.
* . الإمكانيات الفنية. * . الإمكانيات الاقتصادية. * .الإمكانيات القانونية.
* . الإمكانيات التشغيلية. * . الإمكانيات الزمني.
(2) . التحليل: يهدف لوضع خطة تبين حركة البيانات والعمليات التي تتم فيه مثل خرائط انسياب البيانات Data Flow Daigrams (DFD) وتتلخص أعمال التحليلي في:
* . الأشكال المكتوبة. * . الاستبيان. * . المقابلات. * . المشاهدات.
(3) . مراحل التصميم: تتلخص في:
* . تحديد الأهداف. * . تطوير تصميم الأهداف.
* . تحليل التكاليف والمنافع. * . إعداد تقرير التصميم.
(4) . استخدام النظام: في بداية التشغيل يتم الانتقال إلى النظام الجديد والتخلص من النظام القديم وقد تتم هذه العملية دفعة واحدة أو على عدة مراحل أو تشغيل الاثنين معاً لفترة محددة حتى يتم التأكد من هذا النظام الجديد وموثوقية.
(5) . مراحل الصيانة: وتعد هذه المرحلة من أطول المراحل وأكثرها تكلفة ويتم فيها تصحيح الأخطاء التي تظهر خلال استخدام النظام وأجراء التعديلات علية من وقت لأخر ولتحسين أدائه وإدخال مواصفات جديدة يتطلبها المستثمر في المؤسسة.
4 عناصر كفاءة النظام وقوته.
1 . عنصر التصفية: والمقصود به تزويد المستخدمين بالمعلومات وليس بالبيانات وذلك عن طريق تقديم تقارير تختصر البيانات إلى معلومات المفيدة.
2 . عنصر الرقابة: وهو أن يقوم النظام بكل أعمال الرقابة والمراجعة والمطابقة للبيانات بحيث يتم الاستعانة عن الحاجة إلى التدقيق والمراجعة اليدوية.
3 . عنصر دعم القرارات.
4 . عنصر الذكاء الاصطناعي.ويشمل تطبيقات الذكاء الاصطناعي.
4 نظام المعلومات الإدارية:
يعرف نظام المعلومات الإدارية بأنه ذلك النظام الذي يقدم المعلومات التاريخية والحالية والتوقعات المستقبلية بشكل يتلاءم مع احتياجات طالب هذه المعلومات على أن تقدم هذه المعلومات في زمن يسمح باتخاذ القرارات وبكلفة معقولة وعلية فان هذا النظام يجمع ويعالج ويخزن ويوزع المعلومات للمساعدة في اتخاذ القرارات في الأمور الإدارية التي تتلخص في التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة والتوظيف في المؤسسات الاقتصادية.
4 استخدام أنظمة المعلومات الإدارية:
1 . الاستخدام المنظم والغير منظم.
2 . الحصول على المعلومات السابقة ( التاريخية) والحالية المستقبلية.
3 . الحصول على المعلومات بصورة أشكال مختلفة.
4 . الحصول على معلومات عن المؤسسة وعن البيئة المحيطة بالمؤسسة.
5 . إعداد التقارير بالبيانات المطلوب تقديمها إلى الجهات الخارجية للمؤسسات الحكومية.
6 . الحصول على المعلومات فور طلبها.
7 . المساعدة في اتخاذ القرارات.
: نظام المعلومات المحاسبية.
يعرف علم المحاسبة على انه مجموعة من النظريات والمبادئ التي تحكم تسجيل وتبويب العمليات المالية المختلفة في أية مؤسسة وكذلك أسلوب عرض نتائج هذه العمليات في قوائم وكشوف مالية تبين الأرباح والخسائر والمركز المالي في نهاية فترة محددة.وتنقسم الجهات المستفيدة من نظام المعلومات المحاسبية إلى مجموعتين هما : الأطراف الخارجية للمؤسسة و الأطراف الداخلية للمؤسسة مثل الإدارة والعاملين.
4 الأنظمة الفرعية في نظام المعلومات المحاسبية.
1 . نظام الأستاذ العام. 2 . نظام المدفوعات. 3 . نظام المقوضات.
4 . نظام إدارة المخزون. 5 . نظام إدارة القوى البشرية. 6 . نظامك الموجودات الثابتة والاستهلاك.
: أهمية توثيق أنظمة المعلومات المحاسبية.
: مخططات انسياب تدفق البيانات.(DFD)
تعدد مخططات انسياب تدفق البيانات من أهم أشكال الرسوم المستخدمة في توضيح بيئة أنظمة المعلومات ففي هذا المخطط توضيح مكونات النظام جميعاً.
4 أنواع مخططات انسياب البيانات:
1 . مخطط المضمون: هو في الأغلب الشكل الذي تبدأ منه وضع المخططات ويقع في أعلى مستويات المخططات الخاصة بنظم المعلومات التي توضح طبيعة البيانات الداخلة إلى النظام من الكيانات الخارجة. والبيانات الصادرة من النظام إلى الكيانات الخارجية.
2 . مخطط انسياب البيانات المادي: وهو الشكل الذي يمثل النظام كافة كينونات النظام الداخلية و الخارجية وكذلك تدفق البيانات من هذه الكينونات إليها.وهو مخطط يوضح أين ومتي وكيف تتم المعالجة.
3 . مخطط انسياب البيانات المنطقي: يوضح هذا المخطط خطوات المعالجة وسير البيانات في خطوط المعالجة وإليها ويشبه هذا المخطط مخطط انسياب البيانات المادي ولكن الاهتمام فيه محصور في النظر إلى النظام من الناحية المنطقية والمطلوب تنفيذها من دون الاهتمام بالتفاصيل الإجرائية المتعلقة بمن وكيف تتم هذه المعالجة.
4 القواعد العامة لتصميم مخططات انسياب البيانات.
· 1 . ترسم حدود النظام باستخدام مخططات المضمون.
· 2 . تحديد خطوط انتقال البيانات والعلاقة بين عناصر النظام.
· 3 . تسمية عناصر المخطط.
· 4 . مراجعة المخطط الناتج وتكرار الخطوات السابقة لرسم مستويات تشغيلية أخرى.
4 . مخططات انسياب الأنظمة الحاسوبية: مخطط النظام عبارة عن تمثيل بالرسم بصورة حركة البيانات في نظام المعلومات في أثناء عملية تحويل المدخلات إلى مخرجات أي أن مخطط النظام يستخدم إجراء النظام الرئيسية الثلاثة المدخلات والمعالجة والمخرجات وتبين انتقال البيانات خلاها ويعد أداة مهمة في تطوير نظم خاصة في مراحل التحليل وتصميم وتقييم النظم.ويمكن أن تحل محل مخططات البيانات الانسيابية في الأنظمة التطبيقية كما تستخدم خرائط النظام مجموعة من الرموز الهندسية المشابهة إلى حد كبير رموز الخرائط الانسيابية للبرامج.
5 . مخططات انسياب المستندات: تتضمن مخططات انسياب المستندي كل ما يحدث للمستندات من لحظة إعدادها إلى لحظة توزيعها، والتصرف النهائي بها وتستخدم مجموعة من الرموز للتعبير عن سير المستندات والعمليات التي يجريها النظام على هذه المستويات من اجل ضمان نظام ورقابة فاعلة والرموز مستخدمة تقريباً هي نفسها المستخدمة في خرائط البرامج والنظم وتصنف إلى رموز إدخال و إخراج ومعالجة وتخزين.
4 خطوات إعداد مخطط انسياب المستند:
تقسم ورقة العمل إلى عدة أعمدة, عمود لكل قسم من الأقسام المشاركة في سير المستند ويحمل اسم القسم.ثم بعد ذلك يحدد القسم الذي ينشأ فيه المستند والأقسام التي سينتهي أليها للتعرف على انسياب المستندات ضمن النظام. ويتم في هذه المرحلة أدراج أسماء المستندات، ووصف العمليات، والإجراءات التي يجب إنجازها على المستندات، وترقم النسخ المتشابهة لتحديد أماكن توزيعها.
يجب وضع العمليات والإجراءات والمعالجات في تسلسلها المنطقي السليم، في حين تدون الإجراءات الاستثنائية على شكل ملاحظات في المخطط.
& معاجم ((قواميس)) ومصطلحات البيانات والمعلومات
قاموس البيانات هو ملف يحتوى على كل مفردات البيانات المستخدمة في النظام ومرتبة هجائياً مع تعريف ووصف كل منها. أي أن قاموس البيانات هو عبارة عن بيانات البيانات ويعبر هذا القاموس مستودع رئيسي لكل عمليات معالجة البيانات وهو في هذا الإطار يناظر خرائط تدفق البيانات.
يتكون قاموس البيانات من مجموعة كبيرة من العناصر تمثل أسماء بيانات النظام، وتشمل أسماء كينونات النظام سواء كانت أسماء سجلات، أو ملفات، أو عناصر، أو خرائط البيانات الانسيابية، أو تقارير،أو غيرها. و تصنف العناصر إلى عناصر تجميعية وعناصر مفردة (أولية). وتكون جميع العناصر مرتبة أبجديا كما في معاجم اللغات، وقد ينظم المعجم يدويا ويعد هذا عملا مرهقا في المعاجم العملية لأنظمة كبيرة، أو باستخدام برمجيات الحاسب مثل معالج النصوص أو غيره وهو الأسلوب المتبع في تنظيم المعاجم في مختلف أنواعها.
8 تعرف العناصر التجميعية بتحليلها إلى مكوناتها من العناصر المفردة. وتصنف العناصر المفردة إلى عناصر متصلة وعناصر منفصلة.
8 وتعرف العناصر المتصلة ((ومترادفاتها)) بقائمة العناصر ضمن مدى القيم التي يأخذها العنصر ونوع كل عنصر.
8 أما العناصر المنفصلة فتعرف على شكل جدول يبين العنصر ومعناه، وإذا كانت العناصر متشابهة في المعنى فيوضع عددها ونوعها، وبشكل عام يتم تسجيل البيانات التالية عن كل مفردة في النظام:
< اسم المفردة.
< تعريف المفردة.
< تحديد مصدر المفردة.
< موقع استخدامها.
الوحدة الثانية
شبكات الحاسوب المحلية والقطرية والعالمية:
: تطور البرمجيات:
البرنامج هو أسلوب أو طريقة لحل مشكلة مكتوب بلغة يفهمها الحاسوب بشكل مباشر أو بعد أن تترجم له بشكل تلقائي بواسطة برنامج ترجمة خاص. ويتكون البرنامج عادة من مجموعة متسلسلة من الأوامر أو التعليمات التي يتوجب على الحاسوب إتباعها وتنفيذها كي يقوم بحل المسألة.
وتصنف البرمجيات إلى ما يلي:
لغات البرمجة. برامج نظام التشغيل. برامج الخدمات. برامج التطبيقات. برامج المستخدم.
: التوجيهات الحديثة في تكنولوجيا المعلومات.
(أ) . التوجهات الحديثة في المكونات المادية تكنولوجيا المعلومات.
لقد حصل تحسن كبير جداً في معدات الحاسوب خلال العقود الماضية في المجالات التالية:
الحجم، السرعة، القدرة التخزينيه، الموثوقية، التكلفة، الخيارات.
(ب) . التوجهات الحديثة في البرمجيات.
: أثر تكنولوجيا المعلومات في المحاسبة.
يجب أن تكون تكنولوجيا المعلومات متوافقة ومتناسبة مع مكونات نظام المعلومات المحاسبية للمؤسسة، وتؤتمت العمليات التشغيلية.عند اختيار المكونات المادية والبرمجية اللازمة لأنظمة المحاسبة يجب أن تكون التكلفة أقل من المنفعة.ويجب على أعضاء الرقابة والتدقيق لنظام المعلومات المحاسبي أن يكونوا على إطلاع ومعرفة بأنظمة المعلومات المحاسبية والبرمجيات الداعمة والمعدات المستخدمة. لأن عملية التدقيق ستتم باستخدام الحاسوب.هناك اعتقاد سائد سيكون له أثر في عمل المحاسبين في المستقبل، يتلخص في أساليب عمل المحاسبين وأساليب تسجيل البيانات والأنظمة الجديدة والشيكات وأساليب التدقيق التي سيستخدمونها في المستقبل.
: مواصفات أجهزة الحاسوب المايكروي المستقلة.
أن نظام الحاسوب المستقل يتكون من جزئيين رأسيين هما:
أولاً: المكونات المادية: وهي المعدات الفيزيائية لنظام الحاسوب ويطلق على مجموعة المعدات المكونة لنظام الحاسوب بتشكيل المعدات والتي يتكون من الأجزاء الأساسية التالية:
1. وحدة المعالجة الرئيسية: وهي قلب الحاسوب وعقلة وهي التي يتم تغذيتها بالبرامج والبيانات.
2. وحدة التخزين الرئيسية (الذاكرة الداخلية): تستقبل الذاكرة الداخلية البرامج وبياناتها من وحدة الإدخال أو الذاكرة المساعدة، وتخزنها مؤقتاً قبيل التنفيذ مباشرة كما تقوم بتزويد وحدة المعالجة بالبيانات والتعليمات تباعاً في أثناء التنفيذ.وتحتفظ بنتائج المعالجة مؤقتاًُ لحين إخراجها أو تخزينها على أوساط التخزين المساعدة. وتتكون الذاكرة الداخلية من لوحات إلكترونية منفصلة عن وحدة المعالجة، ولكنها متصلة معها عن طريق خطوط النقل وتصنف إلى:
* . ذاكرة الوصول المباشر أو ذاكرة القراءة أو الكتابة. * . ذاكرة القراءة فقط.
* . الذاكرة الفورية.
3. وحدات الإدخال (التغذية) ووحدات الإخراج.
4. وحدات التخزين الإضافية (الذاكرة المساعدة).
* . الشريط الممغنط. * . الأقراص المرنة. * . الأقراص الضوئية. * . القرص المسمى وورم.
ثانياً: المكونات البرمجية:
البرمجيات هي مجموعة من التعليمات والأوامر التي تتحكم في عمل الحاسوب من أجل معالجة البيانات وتسمي هذه التعليمات بالبرامج. ويمكن تصنيف البرمجيات بصورة عامة إلى صنفين هما : برمجيات النظم، والبرمجيات التطبيقية.
: نموذج نظام معلومات محاسبي في شركة افتراضية:
دورة القيود المحاسبية:تتكون دورة القيود المحاسبية من مجموعة من الحركات التي تؤدي في نهاية المطاف إلى حدث اقتصادي ينعكس على التقرير المالي.
: نظم معلومات محاسبية رئيسية:
الهدف من نظام المعلومات للشركات الجديدة هو معالجة هو معالجة جميع الحركات الخاصة بالمشتريات والمبيعات من البضاعة وحفظ المعلومات نمن هذه الحركات وإصدار التقارير والحركات التي لها علاقة بهذه الحركات.
أن الهدف من مخطط المضمون هو بيان حدود النظام موضع الاهتمام وما لا يظهر على المخطط لا يكون موضع الاهتمام ويعني أن لا علاقة له بالنظام موضع البحث والدراسة.
: أهداف الضبط والرقابة على نظام المعلومات المحاسبية بشكل عام.
< ضمان استخدام الموارد بكفاءة ويمنع آو يقلص سوء استخدامها أو تعرضها للفقدان أو الاختلاس.
< ضمان الاستخدام الآمثل للمواد.
< ضمان صحة المدخلات ودقة البيانات وشمولية تحديث ملفات البيانات.
< ضمان دقة العمليات التي يقوم بها برامج نظم المعلومات والأجهزة.
: الاستعانة بالحاسوب في مراقبة وضبط نظام المعلومات المحاسبية.
تتميز نظم الحاسوب على النظم اليدوية بإمكانية الحاسوب لاكتشاف الأخطاء وأثناء عمليات المعالجة الآلية باستخدام البيانات المدخلة. لذلك من الضروري وضع الضوابط اللازمة في نظام المعلومات للتأكد من دقة وصحة وتكامل البيانات المدخلة ودقة النتائج وتوزيعها لأصحاب العلاقة فقط.
: خطط الضبط والرقابة:
خطط الضبط والرقابة هي في واقع الأمر مجموعة من السياسات والإجراءات التي يتم وضعها من اجل تحقيق غايات الضبط والرقابة.
تنقسم الضوابط إلى قسمين :
أولاً: الضوابط العامة: وتشتمل الخطة العامة للضوابط على:
< الخطة التنظيمية التشغيلية لأنشطة المعالجة.
< إجراءات التوثيق والمراجعة والفحص والتحقق من النظم أو البرامج وتعديلاتها.
< ضوابط استخدام المعدات والملفات.
< ضوابط البيانات والإجراءات.
ثانياً: الضوابط التطبيقية: فهي ضوابط أكثر تحديداً ويقتصر دورها على التأكيد أن تسجيل البيانات ومعالجتها و إخراجها وتطبيقها قد تم بطريقة صحيحة.وتشتمل على :
< ضوابط المدخلات.
< ضوابط المعالجة.
< ضوابط المخرجات.
: مصفوفة الضوابط: هي أداة مساعدة لتقييم خرائط النظام الانسيابية وتعد وسيلة من وسائل التعرف على مدى التقيد بالعناصر الموضوعة لتقييم الإجراءات.
: مكونات المصفوفة: تتكون المصفوفة من ثلاثة عناصر رئيسية هي:
< أهداف الضبط.
< إجراءات الضبط.
< المدخلات إلى خلايا المصفوفة.
: عناصر مصفوفة الضوابط: تتلخص عناصر مصفوفة الضوابط في:
< تحديد النظام المراد وضع مصفوفة الضبط والرقابة.
< تحديد المواد ذات العلاقة بهذا النظام.
< تحديد مدخلات النظام.
< التعرف على قاعدة البيانات ذات العلاقة بالنظام.
الوحدة الثالثة
صياغة نظام المبيعات وطلبيات العملاء
* توصيف نظام المبيعات وطلبيات العملاء.
4 تعريف نظام المبيعات وطلبيات العملاء.
يعرف نظام المبيعات وطلبيات العملاء بأنه نظام معلومات جزئي أو جزء من نظام متكامل يتولى معالجة طلبيات العملاء سواء على شكل رسالة مكتوبة أو بريد إلكتروني أو اتصال هاتفي وغيرة. ويقوم بإعداد أمر البيع الذي يحتوي على معلومات عن العميل والبضاعة المباعة وكمياتها وأسعارها وتسجل معلومات البيع في القيود المحاسبية للمؤسسة.
4 وظائف النظام.
1 . الإجابة عن استفسارات الزبائن. 2 . التعرف على الوضع الائتماني للعملاء.
3 . مراجعة طلبيات البيع. 4 . تحديد ملفات المخزون بناء على كميات البضاعة المباعة
5 .تحضير فواتير عمليات البيع. 6 . إصدار التقارير الإدارية مثل التقارير الدورية.
4 التوصيف المنطقي للنظام.
أولاً : مدخلات النظام.
1 . نموذج بيانات العملاء. 2 . نموذج أمر البيع. 3 . أمر تسليم بضاعة من مخزون البيع.
ثانياً: مخرجات النظام.
1 . تقارير وقوائم تتعلق بالإجراءات التنفيذية والتخطيط. 2 . تقارير مالية وغير مالية.
3 . تقارير متعلقة بالمبيعات ومقبوضات البيع. 4 . تقارير إدارية دورية وتقارير حسب الطلب.
5 . الاستعلام من خلال الشاشات.
ثالثاً: قاعدة بيانات النظام.
تتكون قاعدة البيانات لنظام المعلومات من عدد من الجداول والملفات المترابطة معاً ويتم تصميم قاعدة البيانات بناء علة أسس مثل تحليل النظم وقواعد البيانات.
4 الملفات الأساسية في نظام المبيعات هي:
1 . ملف طلبيات العملاء (المعاملات). 2 . ملف العملاء (الزبائن) الرئيسي.
3 . ملف التخزين الرئيسي. 4 . ملف الحسابات المدينة الرئيسي.
التوصيف المادي للنظام: هي طريقة تنفيذ مختلف عمليات النظام.
& التطور في التقنيات الخاصة بنظام المبيعات.
1 . استبدال الورق بقواعد البيانات والبريد الإلكتروني.
2 . التجارة الإلكترونية واستخدام شبكة الإنترنت في المبيعات.
4 فوائد التجارة الإلكترونية:
1 . زيادة نسبة العوائد والأرباح للمؤسسة.
2 . أتساع رقعة الأسواق التي تتعامل معها المؤسسات وانتشارها عالمياً.
3 . سهولة البحث والوصول إلى موردين جدد.
4 . تحسين نوعية الإنتاج بسبب ازدياد المنافسة.
5 . سهولة البحث والوصول إلى متطلبات الزبائن بأسلوب سريع وقليل التكلفة.
4 أهم مميزات البيع الإلكتروني:
1 . الدعاية من خلال صفحات الويب. 2 . التوزيع على مستوى العالم.
3 . البيع على مدار الساعة. 4 . مواصفات السلع وأسعارها والتعديل عليها.
5 . تقليص عدد المستخدمين في المؤسسات نسبياً.
& أساسيات وقواعد التجارة الإلكترونية.
1 . الاستراتيجية. 2 . المنهجية. 3 . التكنولوجيا.
للشرح أنظر الكتاب ص 154/155.
الوحدة الرابعة
صياغة نظام الفواتير و المقبوضات النقدية وحسابات الزبائن
* الفواتير ومستندات القبض الورقية.
3 الفاتورة : عبارة عن مستند يستخدم بصورة أساسية لإثبات عمليات البيع والشراء ويحتوي على عدد من البيانات الأساسية والمهمة.
4 و تنقسم الفواتير إلى قسمين أساسيين هما:
1 . الفواتير البعدية: ويتم فيها إرسال الفواتير إلى الزبائن بعد إعطاء الخدمة أي بعد إتمام عملية الشحن.
2 . الفواتير القبلية: وفيها يتم إيصال الفاتورة للزبون قبل إتمام عملية الشحن وتسليم البضاعة.
3 الفواتير والمستندات الإلكترونية:
ليس من الضروري أن يتم عملية الدفع النقدي أو بشيك بل أصبح الآن في ظل المستندات الإلكترونية إمكانية الاعتماد على بطاقات الاعتماد.
3 التبادل الإلكتروني للوثائق و المقبوضات النقدية:
يعبر نظام تحويل البيانات الإلكترونية EDIأحد الحلول الناجحة لمشاكل عملية البيع والشراء وعلى الأخص مشكلة تبادل الوقت كما انه لا تقتصر عملية التبادل الإلكتروني على تبادل الوثائق فقط بل تستخدم لنقل معلومات بسيطة قد تكون على صيغة (نعم/لا) أو على صيغة سؤال وجواب.
4 فوائد نظام التبادل الإلكتروني:
1 . تقليل الأخطاء والتكلفة. 2 . زيادة الكفاءة التشغيلية والقدرة التنافسية.
3 . تحسين العلاقات مع الشركاء التجاريين وتحسين الخدمة المقدمة للعملاء.
4 توصيف نظام الحسابات المدينة (حسابات العملاء).
: تعريف النظام.
يهدف هذا النظام إلى تسجيل ومعالجة طلبات المؤسسة المستحقة على الآخرين مقابل خدمات أو سلع مقدمة لهم. ومتابعة هذه الديون حتى تتم عملية السداد أو شطب هذه الديون واعتبارها ديون معدومة محملة على المؤسسة.
: وظائف النظام:
فتح حسابات العملاء، ومتابعة هذه الحسابات، وإصدار الكشوف، وتقارير التقادم والترحيل إلى دفتر الأستاذ العام. كما يقوم النظام بتقييد الدفعات المحصلة من العميل عن كل فاتورة أو دفعة.
: صياغة نظام الحسابات المدينة:
وينقسم هذا النظام إلى عدة أقسام هي:
1 . قسم المقبوضات. 2 . قسم الفوترة. 3 . قسم الحسابات المدينة.
4 . قسم الائتمان. 5 . قسم الأستاذ العام.
عناصر قاعدة البيانات.
تتكون قاعدة بيانات النظام من عدد من العناصر يطلق عليها ملفات وجداول النظام وتنقسم إلى ملفات رئيسية وداعمة وتشتمل الملفات الرئيسية على:
1 . ملف الزبائن (العملاء) الرئيسي. 2 . ملف الحسابات المدينة الرئيسي.
3 . ملف المخزن الرئيسي.
أما الملفات الأخرى الداعمة فهي تشتمل على:
4 . ملف فواتير المبيعات. 5 . ملف الأستاذ العام.
6 . ملف المعاملات اليومية. 7 . ملف المعاملات اليومية السابقة (الملف التاريخي).
4 نظام المقبوضات النقدية:
أن الهدف الرئيسي لأي نظام مقبوضات هو تقليل فرص ضياع النقدية وإدارتها على النحو التالي:
1. الإيداع الفوري للنقدية. 2 . إنشاء قسم مركزي للمقبوضات النقدية ومعالجتها.
3 . الاحتفاظ بأقل رصيد ممكن من النقدية .
4 عناصر قاعدة البيانات لنظام المقبوضات.
1 . ملف العملاء. 2 . ملف فاتورة البيع. 3 . ملف المقبوضات النقدية.
4 . ملف الأستاذ العام. 5 . ملف الديون. 6 . ملف الحسابات المدينة.
7 . ملف الحسابات المدينة. 8 . ملف المعاملات اليومية.
4 أهم تقارير نظام المقبوضات والحسابات المدينة.
1 . الكشوف الدورية الشهرية. 2 . كشف الطبيان المفتوحة. 3 . التقارير الإدارية المجدولة(الدورية).
4 أهم إجراءات الرقابة في نظام المقبوضات النقدية:
1. التعجيل في الحصول على أثمان السلع بإرسال الفاتورة القبلية عند شحن البضاعة وقبل تسليمها.
2. ختم الشيكات على الفور والتعجيل في إيداعها في البنك.
3. فصل الشيكات عن أشعارات الدفع.
4. فحص الحساب البنكي بانتظام.
الوحدة الخامسة
صياغة نظام المشتريات و المدفوعات وحسابات الموردين
* توصيف نظام المشتريات والمدفوعات وحسابات الموردين
3 يعرف نظام المشتريات والمدفوعات وحسابات الموردين: بأنه مجموعة متفاعلة من الأفراد والتجهيزات والإجراءات والضوابط المصممة لتحقيق الأهداف الرئيسية التالية.
1. حوسبة العمليات الروتينية المتكررة التي تقوم بها أقسام المشتريات والاستلام وحسابات الموردين والصندوق في المؤسسة.
2. توفير المعلومات اللازمة لدعم احتياجات متخذي القرارات لإدارة الأقسام.
3. المساعدة في إعداد التقارير الداخلية والخارجية المتعلقة بنشاط المشتريات والمدفوعات وحسابات الموردين.
4 فوائد حوسبة نظام المشتريات والمدفوعات وحسابات الموردين على النحو التالي:
· التحديد التلقائي للاحتياجات من المواد وإصدار الطلبات اللازمة لذلك مما يضمن استمرارية المخزون وفق المستويات المطلوبة.
· التحديث التلقائي للملفات في ضوء بيانات المشتريات واستلام المواد.
· التدقيق الفوري للبيانات عند إدخالها مما يساعد على الكشف السريع الأخطاء وتصحيحها.
· تقليل حجم وتدفقات الأعمال الورقية.
· زيادة كفاءة عمليات المعالجة المحاسبية وتحسين الرقابة علليها.
· سهولة استرجاع المعلومات بصورة محدثة ومتكاملة لتلبية احتياجات الإدارة والموظفين.
: التوصيف المنطقي للنظام.
أولاً: مدخلان النظام.
1 . طلبات الشراء. 2 . أوامر الشراء. 3 . فواتير الموردين. 4 . تقارير أو ضبوط الاستلام.
ثانياً: الوظائف الرئيسية للنظام.
1 . التعرف على وجود حاجة للمواد والخدمات. 2 . إصدار أوامر شراء المواد والخدمات.
3 . استلام وتخزين البضائع وقبول الخدمات. 4 . تدفق فاتورة المورد.
5 . إعداد الدفعات النقدية. 6 . تحديث ملف حسابات الموردين.
7 . ترحيل العمليات إلى الأستاذ العام. 8 . إعداد التقارير المالية وغيرها من المخرجات.
9 . الوظائف الأخرى.
ثالثاً: مخرجات النظام.
1 . التقارير والقوائم المتعلقة بالعمليات التنفيذية. 2 . الاستعلامات من خلال الشاشات.
3 . التقارير الإدارية المجدولة. 4 . التقارير الإدارية حسب الطلب.
: قاعدة بيانات نظام المشتريات والمدفوعات وحسابات الموردين.
1 . الملف الرئيسي لحسابات الموردين.
2 . الملف الرئيسي للموردين.
3 . الملف الرئيسي لأوامر الشراء.
4 التوصيف المادي لنظام المشتريات والمدفوعات وحسابات الموردين.
يقصد بالتوصيف المادي وصف طريقة تنفيذ مختلف عمليات النظام.
1 . إعداد طلبيات أوامر الشراء. 2 . معالجة طلبيات الشراء في قسم المشتريات.
3 . استلام المواد والخدمات المشتراة. 4 . تحديث حسابات الموردين.
5 . تنفيذ الدفعات.
4 قاموس البيانات نظام المشتريات والمدفوعات وحسابات الموردين.
يهدف قاموس بيانات النظام إلى توحيد جميع التسميات المستخدمة في النظام وإعطاء توصيف محدد لها ليكون مرجعاً أساسيا من وثائق النظام.
4 تصنيف قاموس بيانات النظام.
تصنف قيود قاموس البيانات النظام إلى خمس فئات.
1 . توصيف ملف بيانات (جداول قاعدة البيانات).
يتم توصيف ملفات البيانات من خلال تحديد الأسماء الأساسية والرديفه لها. ومكونات وأرقام وأسماء العمليات التي تستخدم هذه الملفات وكذلك الشكل المادي لها والعدد الأقصى للسجلات التي يمكن إن تحتوي عليها.
2 . توصيف هياكل البيانات.
يقصد بهيكل البيانات مجموعة عناصر البيانات التي تظهر وتستخدم معاص في تنفيذ عملية محددة ويتم توصيف هيكل البيانات من خلال سرد أسماء عناصر البيانات المكونة له. وتحديد شكله المادي وأسماء وأرقام العلميات التي تستخدمة.
3 . توصيف عناصر البيانات.
يمثل عنصر البيانات ابسط وحدة في هيكل البيانات ويكون عادة حقل واحد مثل اسم المورد.
4 . توصيف تدفق البيانات.
يقصد بتدقيق البيانات عنصر أو مجموعة من عناصر البيانات التي تظهر معاً في مخططات التدفق.
5 . توصيف العمليات.
يقصد بتوصيف العمليات القيود الأخرى في الوحدات الوظيفية.
الوحدة السادسة
صياغة نظام التحكم بالمخزون
* توصيف نظام صياغة التحكم بالمخزون.
4 تعريف نظام صياغة التحكم بالمخزون .
هو عبارة عن مجموعة متفاعلة من الأشخاص والمعدات والأجهزة والأنظمة التي صممت لتحقيق هدف معين ويهدف نظام التحكم بالمخزون إلى .
1 . حوسبة إجراءات العمل الروتينية المتكررة. 2 . دعم عملية اتخاذ القرارات.
3 . المساعدة في تجهيز التقارير الداخلية والخارجية.
4 العمليات الرئيسية التي يقوم بها نظام التحكم بالمخزون.
1 . إعداد طلبية الشراء. 2 . تسجيل استلام البضاعة. 3. تسجيل تكلفة البضاعة المستلمة.
4 . حجز البضاعة. 5 . تسجيل شحن البضاعة. 6 . تسجيل التعديلات.
4 التكنولوجي المستخدمة في نظام التحكم بالمخزون.
أن اشهر التقنيات المستخدمة في نظام التحكم بالمخزون هي تقنية نظام نقطة البيع ويستخدم هذا النظام بشكل واسع لتحويل العديد من العمليات اليدوية إلى عمليات آلية وأهم هذه الوظائف.
1 . التحقق من أرصدة الحسابات الدائنة. 2 . التحقق من عملية الدفع.
3 . النقل الالكتروني للأموال(EFD) 4 . تحديث سجلات المخزون.
4 التوصيف المادي لنظام التحكم بالمخزون.
أولاً: مدخلات النظام.
1 . أوامر الإدخال أو الاستلام. 2 . أوامر التسليم. 3 . وثائق الإعادة أو الإرجاع. 4 . مستندات الجرد.
ثانياً: العمليات الرئيسية في النظام(المعالجة).
1 . طلب بضاعة للمخازن الفرعية. 2 . طلب بضاعة للمخازن الإقليمية.
3 . تسجيل استلام البضاعة في المخازن الفرعية.
4 . تسجيل استلام بضاعة في المخازن الإقليمية.
5 . تسجيل تكلفة البضاعة التي تسلمتها المخازن الفرعية.
6 . تسجيل تكلفة البضاعة التي تسلمتها المخازن الإقليمية.
7 . تسجيل توزيع البضاعة بواسطة المخازن الفرعية.
8 . تسجيل توزيع البضاعة بواسطة المخازن الإقليمية.
9 . تسجيل تكلفة البضاعة المباعة.
ثالثاً: مخرجات نظام التحكم في المخزون.
1.الكشوف والتقارير والمستندات والمطبوعات. 2.الإجابة على الاستعلامات المختلفة لمستخدمي النظام.
الوحدة السابعة.
صياغة نظام الموارد البشرية.
* تعريف نظام صياغة الموارد البشرية.
يعرف نظام صياغة الموارد البشرية بان النظام نظام تفاعلي يتكون من الأفراد والمعدات والإجراءات ووسائل الرقابة والتحكم بها.
* مكونات نظام الموارد البشرية.
يتكون نظام الموارد البشرية من جزئيين ووظيفتين أساسيتين هما نظام إدارة الأفراد (وحدة نظام إداري) ونظام الرواتب والأجور(وهو نظام مالي).
4 وظائف نظام إدارة الوارد البشرية.
1 .التخطيط للقوى البشرية في المنظمة. 2 . اختيار وتعيين الموظفين. 3 . تدريب الموظفين.
4. إعداد معايير الرقابة وتقييم الأداء . 5 . تحضير التقارير الحكومية عن موظفي المؤسسة وأعماها.
6 . المساعدة في تحضير التقارير المالية الخاصة.
4 التكامل ما بين النظام الإداري والنظام المالي.
نظام الأفراد يعد نظام المعلومات الإدارية أما نظام الرواتب والأجور فهو نظام معالجة بيانات ويتبع نظام المعلومات المحاسبي ونظراً للتقارب بين الوظائف التي يؤديها النظامان فان أغلب المؤسسات تمزج بين النظامين معاً في نظام واحد. ولكن من الملاحظ أن الاندماج الكلي غير ممكن لأن وظيفة كل من النظامين تنتمي إلى وحدة تنظيمية مختلفة في المؤسسة.
كما يعد نظام الرواتب والأجور من أول الأنظمة التي حرى حوسبتها.
4 إجراءات اتخاذ القرارات.
1 . تعريف المشكلة. 2 . تحديد البدائل. 3 . تقييم بدائل الحل.
4 . اختيار أفضل البدائل. 5 . تنفيذ أفضل البدائل. 6 . مراحل المراقبة والتحليل.
4 دورة إدارة نظام الموارد البشرية.
تتلخص وظائف إدارة المؤسسات بالتخطيط والتوجية والمراقبة والاتصالات والتوظيف وضبط موارد المؤسسة لتحقيق الأهداف المرجوة.
ويتلخص مخطط انسياب البيانات لدورة إدارة الموارد البشرية.
1 . الأهداف. 2 . المدخلات. 3 . أساليب المعالجة ومخرجات النظام.
4 قاعدة بيانات الموارد البشرية.
تتكون قاعدة البيانات للموارد البشرية من عدد من الملفات أهمها.
1 . ملف البيانات الشخصية للمستخدمين والتاريخ الوظيفي.
2 . ملف تخزين مهارات المستخدمين.
3. ملف التخطيط للقوى العاملة.

• غرد
• شاركه
• شاركه
• شاركه
• شاركه

مقالات قد تهمك

• ملخص مناهج البحث العلمي جامعة القدس المفتوحة ملخص مناهج البحث العلمي جامعة القدس المفتوحة الوحدة الأولى المعرفة والبحث العلمي  مراحل
• التعيين الأول برمجيات الحاسوب الشخصي الفصل 1151 برمجيات الحاسوب الشخصي كلمة شكر تسعدنا  تعليقات المدونة تساهم بشكل كبير في سرعة أرشفتها
• التعيين الأول تحليل الانظمة وتصميمها الفصل 1151 تحليل الانظمة وتصميمها كلمة شكر تسعدنا  تعليقات المدونة تساهم بشكل كبير في سرعة أرشفتها
• التعيين الأول رسم بالحاسوب الفصل 1151 رسم بالحاسوب كلمة شكر تسعدنا  تعليقات المدونة تساهم بشكل كبير في سرعة أرشفتها على محركات
• Twentieth Century American Literature التعيين الأول الفصل 1151 Twentieth Century American Literature كلمة شكر تسعدنا  تعليقات المدونة تساهم بشكل كبير ف
• ملخص تعلم كيف تتعلم جامعة القدس المفتوحة ملخص تعلم كيف تتعلم الوحدة الأولى:- نظام التعلّم عن بُعد: الخصائص والوسائط والأهدافالتعلّم عن ب